Het instellen van een out of office is onmisbaar wanneer je een dag of een langere periode niet beschikbaar bent. Een out of office (OOO) of een automatische afwezigheidsmelding zorgt voor een duidelijke communicatie tegenover iedereen die je probeert te bereiken. In deze blog leggen we je uit hoe je een OOO in Outlook instelt en geven we tips voor een goede afwezigheidstekst.
Waarom is het handig om een out of office in te stellen?
Met een OOO laat je iedereen weten dat je voor een bepaalde tijd niet beschikbaar bent. Zo voorkom je frustratie bij collega’s en klanten en externe contacten. Je laat hen weten dat je hun mail ontving, maar dat je deze tijdelijk niet kan beantwoorden.
In je out of office kan je mensen ook doorverwijzen naar een vervanger of een alternatief contactpersoon. Zo blijft je werk doorgaan, ook als jij er even niet bent. En misschien wel het belangrijkste: je mailbox ontploft niet op dag één na je verlof. 😉
Hoe stel je je out of office in outlook in?
Je out of office instellen in Outlook is eenvoudig. Volg deze stappen:
• Ga naar het tandwielicoontje
• Klik bij ‘Accounts’ op ‘Automatische antwoorden’
• Zet je automatisch antwoord aan en stel het gewenste bericht en periode in
Wist je dat je dit ook vooraf kan inplannen? Zo hoef je er op je laatste werkdag niet meer aan te denken. Je kan bovendien een ander bericht opstellen voor interne collega’s dan voor externe contacten. Dat is handig als je informeel wilt communiceren binnen je team, maar professioneel wil blijven naar klanten toe.
Wat moet er zeker in je tekst staan?
Er zijn een paar zaken die niet mogen ontbreken in je afwezigheidstekst. Je out of office bevat best de periode van je afwezigheid, een contactpersoon die de dringende zaken kan opnemen en een korte maar vriendelijke afsluiting.
Een goed voorbeeld van een OOO is bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig tot en met 30 juni en heb in deze periode geen toegang tot mijn mails. Voor dringende zaken kan je contact opnemen met mijn collega (naam + e-mailadres). Ik beantwoord je e-mail zo snel mogelijk.
Niet enkel handig bij lange vakantieperiodes
Een OOO is noodzakelijk wanneer je voor een langere tijd op vakantie gaat, maar ook bij afwezigheid van één dag kan je deze inschakelen. Ook wanneer je geconcentreerd aan een project wilt werken zonder tussendoor gestoord te worden, is de ooo-functie zeer handig.
