La mise en place d’un out of office est indispensable lorsque vous n’êtes pas disponible pour une journée ou une période prolongée. Un out of office (OoO), ou message d’absence automatique, garantit une communication claire avec tous vos contacts. Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment activer un OoO dans Outlook et nous vous donnons des conseils pour un bon texte d’absence.
Pourquoi est-il utile d’activer un message d’absence automatique ?
Avec un OOO, vous faites savoir à tout le monde que vous n’êtes pas disponible pendant un certain temps. Cela permet d’éviter les frustrations chez vos collègues, clients et contacts externes. Vous leur indiquez que vous avez reçu leur e-mail, mais que vous êtes temporairement dans l’impossibilité d’y répondre.
Dans votre message d’absence, vous pouvez également orienter les gens vers un remplaçant ou un contact alternatif. Ainsi, votre travail se poursuit, même pendant votre absence. Et peut-être le plus important, votre boîte mail n’explosera pas le jour de votre retour de congé 😉
Comment configurer votre « out of office » dans Outlook ?
C’est très simple. Suivez ces étapes :
• Cliquez sur la roue dentée. nbsp;
• Sous « Comptes », cliquez sur « Réponses automatiques ».Klik bij ‘Accounts’ op ‘Automatische antwoorden’
• Sous « Comptes », cliquez sur « Réponses automatiques ».
Saviez-vous que vous pouviez également programmer ce message à l’avance ? Ainsi, vous n’avez pas à y penser lors de votre dernier jour de travail. En outre, vous pouvez créer un message différent pour les collègues internes et pour les contacts externes. Très pratique si vous souhaitez communiquer de manière informelle au sein de votre équipe tout en restant professionnel vis-à-vis des clients. je dat je dit ook vooraf kan inplannen? Zo hoef je er op je laatste werkdag niet meer aan te denken. Je kan bovendien een ander bericht opstellen voor interne collega’s dan voor externe contacten. Dat is handig als je informeel wilt communiceren binnen je team, maar professioneel wil blijven naar klanten toe.
Quels sont les éléments qui doivent impérativement figurer dans votre texte ?
Certaines informations doivent se trouver dans votre texte d’absence. Par exemple, votre période d’absence, une personne de contact pour les questions urgentes et une clôture brève mais amicale.
Un bon exemple d’un OOO pourrait être : « Merci pour votre message ! Je suis absent jusqu’au 30 juin et je n’ai pas accès à mes e-mails pendant cette période. Pour les questions urgentes, veuillez contacter mon collègue (nom + adresse électronique). Je répondrai à votre e-mail dans les plus brefs délais. »
Pas seulement utile pendant les longues périodes de vacances
Un OoO est nécessaire lorsque vous partez en vacances pour une longue période, mais vous pouvez également l’activer lorsque vous vous absentez une journée seulement. De plus, la fonction OoO est très pratique lorsque vous souhaitez vous concentrer sur un projet sans être dérangé.
